1 novembre 2017 – Événement corporatif
Rien de mieux pour souligner les efforts de son équipe que d’organiser un gala annuel. Cette soirée sera importante, autant pour les employés que pour l’organisation, car il s’agit à la fois d’un témoignage de reconnaissance pour le personnel et une manière de faire rayonner le caractère prestigieux de l’entreprise. L’équipe d’HAPPENING.CA n’en est pas à son premier gala et, à travers les années, nous avons eu le privilège d’organiser des soirées toutes plus grandioses et mémorables les unes que les autres. Voici les essentiels d’une soirée de gala réussie!
Un lieu inspirant
Organiser une soirée de gala annuel demande une préparation sur mesure. Il est donc essentiel de choisir un espace qui reflètera vos ambitions pour la soirée et l’identité que vous désirez donner à votre évènement. Le choix d’un lieu prenant qui pourra aisément accommoder le nombre d’invités est donc la base sur laquelle s’établira le reste de l’organisation du gala.
À cette étape, n’hésitez pas à vous entourer d’experts en design et conception qui sauront vous conseiller sur les particularités, les défis et les possibilités qu’offrent les lieux qui vous intéressent. Les principaux aspects à prendre en compte pour le choix d’une salle sont l’accessibilité, le plan de la salle, la capacité, les inclusions, l’équipement technique disponible, l’espace traiteur, le stationnement et les règlements en place.
Que vous optiez pour une véritable salle de bal ou un lieu insolite, l’objectif est de donner une identité unique à votre évènement et de le personnaliser autant que possible! Par exemple, il serait judicieux planifier votre évènement dans un musée si vous êtes dans le domaine de la culture, au Centre des sciences si vous êtes dans le domaine de la technologie ou dans un lieu patrimonial si vous désirez souligner l’héritage de votre entreprise.
Une thématique adaptée
Pour que votre gala annuel soit mémorable, il faut qu’il se distingue par son originalité. De prime abord, une thématique vous permettra de donner une ligne directrice à la soirée et d’orienter le choix de divers éléments de conceptions (invitations, musique, décor, mobilier, animation, traiteur, etc.). Mais plus encore, il s’agit aussi d’une tactique éprouvée pour susciter toutes sortes d’émotions chez vos convives. Qui dit émotions, dit plus grand engagement du public au cours de la soirée et sur les réseaux sociaux!
À cette étape, n’hésitez pas à recueillir des inspirations visuelles sur internet ou dans les revues afin de permettre aux designers d’évènements avec lesquels vous collaborez afin de bien communiquer votre vision. Les designers pourront vous conseiller sur le mobilier, la décoration, l’éclairage et les accessoires qui pourront donner vie à vos idées.
Selon le type d’entreprise auquel vous appartenez, vous pourrez élaborer un thème festif, nostalgique, professionnel, glamour ou excentrique. Laissez-vous inspirer par l’univers du cinéma, par les époques, la saison ou simplement par le lieu dans lequel vous organisez votre gala pour définir un thème unique.
Des intervenants bien choisis
Un gala réussi dépend d’une multitude d’intervenants qui assureront le bon déroulement de la soirée. Valets, hôtesses, serveurs, équipe technique, maître de cérémonie, DJ, traiteur, photographe, fleuriste, agents de sécurité : faites une liste des services que vous désirez pour votre soirée et choisissez des intervenants professionnels et préconisés.
C’est à cette étape que vous choisirez une animation qui saura respecter l’esprit que vous aurez choisi. Les animations ont un impact clair sur l’ambiance de votre évènement. En effet, il s’agit d’un des aspects les plus mémorables d’un gala et nous en avons fait part de son importance dans un article précédent.
Pour pimenter la soirée, n’hésitez surtout pas à faire intervenir une personnalité pour un discours qui saura ajouter beaucoup de prestige et d’importance à la soirée. Mais comme la vedette de la soirée est votre entreprise, soyez sûr aussi de mettre votre équipe sous les projecteurs!
Un scénario et des répétitions
Un timing parfait doit être mis en place pour assurer le bon déroulement de ce type de soirées. C’est grâce à sa grande expérience pratique que l’équipe d’HAPPENING.CA sait comment coordonner les différentes étapes d’un gala d’une main de maître. Ayez recours à un scénario qui fera ensuite l’objet de plusieurs répétitions, sur le lieu de l’évènement, afin d’assurer que chaque intervenant connaisse bien son rôle. À cette étape, l’équipe technique et logistique considère avec attention tous les défis impliqués dans le déroulement de la soirée afin de pouvoir prévenir tous les faux pas possibles.
Faites part du déroulement de la soirée aux convives, soit dès l’envoi de l’invitation ou avec un programme distribué sur place. Ce petit pamphlet aux couleurs de la thématique choisie est un moyen efficace de faire frémir d’anticipation tous les invités qui se réuniront le temps de votre soirée d’exception!
