La neige, les traditionnels chants de Noël, les lumières qui scintillent partout en ville… oh oui, Noël est pratiquement à nos portes! Qui dit temps des fêtes dit nécessairement une multitude de soirées festives. Évidemment, la soirée corporative fait partie de cette liste. Ces grands événements nécessitent une organisation importante et, afin d’y voir plus clair, nous vous proposons 10 éléments essentiels à considérer pour réussir votre soirée.
1 – Un lieu qui vous ressemble
Trouver la bonne salle de réception qui plaira à tout le monde n’est pas chose facile. Quoi qu’il en soit, assurez-vous que le lieu de votre réception s’agence bien avec votre image ainsi qu’avec le thème de la soirée. Organiser une soirée sous le thème des tropiques dans une salle italienne n’impressionnera pas vos invités. Il existe des perles rares à Montréal, il suffit d’explorer!
2 – Le décor et l’ambiance, surtout l’ambiance
Misez sur le décor de la salle et impressionnez vos invités dès leur entrée. Construisez une histoire à partir d’une thématique ou d’un élément clé en choisissant des matières et du mobilier qui s’accorderont entre eux pour créer une mise en scène. De beaux centres de table et des nappes bien choisies peuvent faire toute la différence. Chaque détail a son importance dans ce genre d’événement. Ainsi, si vous choisissez d’organiser une soirée thématique, assurez-vous de définir une ligne directrice et tentez de la respecter.
3 – Un repas intéressant
Le choix d’un menu ne doit pas être pris à la légère. Que vous optiez pour une formule cocktail dinatoire ou un repas banquet, assurez-vous, de grâce, de goûter au préalable aux mets proposés et veillez à ce qu’ils soient à la hauteur.
4 – L’alcool, un indispensable
Bar ouvert ou coupons? Autrefois très populaires, les bars ouverts laissent tranquillement leur place au système de coupons. Responsabilité d’entreprise ou volonté de réduire les coûts de manière déguisée, il n’en demeure pas moins qu’il doit y avoir un nombre suffisant d’employés de service pour éviter de longues files d’attente aux bars. Sachez que durant une fête, le bar est souvent l’endroit le plus fréquenté! L’ajout de cocktails spéciaux, d’un bon choix de vins, d’un service de bar exemplaire et une quantité minimale de boissons gratuites assureront le succès de votre soirée.
5 – L’ambiance sonore, une priorité!
Un bon DJ ou un bon groupe de musique, c’est primordial! Le DJ expérimenté saura choisir ses pièces en fonction de votre groupe d’invités et remplira rapidement la piste de danse. Si votre directeur des TI vous propose d’être le DJ, n’hésitez pas à refuser! C’est un travail qui demande de l’expérience. Sachez aussi qu’il est possible de demander une démo ou du moins de bien connaitre son expérience avant d’engager un DJ pour une soirée. Du côté des groupes de musique, les choix sont nombreux, mais souvent inégaux. Assurez-vous de les avoir vus (et entendus!) au moins sur YouTube avant de signer le contrat.
6 – Des zones pour tous
N’oubliez pas de créer des zones qui sauront plaire à tous les invités présents à votre événement. Par exemple, lors des soirées d’entreprise, on dédie souvent un espace à la danse. Toutefois, certains invités n’aiment pas trop se déhancher… Pour s’assurer qu’ils apprécient leur soirée, il faut leur donc proposer autre chose. Ainsi, si vous créez un espace lounge en regroupant des canapés confortables où vos convives pourront aller discuter, vous risquez de combler les attentes de la majorité de vos convives!
7 – Des activités adaptées pour vos employés
Lors d’un party d’entreprise, il est important que tous les employés (du concierge à la haute direction) puissent se côtoyer tout naturellement. Pour ce faire, une cabine photographique (photobooth) est une belle manière de créer des rapprochements. Mettez-la en valeur en lui réservant un espace bien situé, et intégrez-la dans votre thématique. Nous offrons depuis un moment une cabine photo qui fusionne la technologie et le côté social. Renseignez-vous à cette adresse : photobooth@happening.ca
8 – Les discours courts sont de mises
Avez-vous encore en tête le discours interminable de votre directeur lors du dernier cocktail? Autant que possible, c’est à éviter. Si vous êtes l’organisateur de la soirée, assurez-vous donc que les gens qui prendront la parole auront préparé quelque chose… de court! Si possible, prenez-en connaissance pour en évaluer la longueur et savoir s’il serait approprié de le réduire.
9 – Des plans de raccompagnement
Puisque party d’entreprise rime souvent avec alcool, vous vous devez d’assumer vos responsabilités en fin de soirée. Heureusement, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple louer un alcootest, prévoir des raccompagnements avec Opération Nez Rouge, donner des coupons de taxi, payer des chambres d’hôtel, organiser des transports en autobus… Bref, assurez-vous que tout le monde rentre à bon port de façon sécuritaire.
10 – Surprenez vos invités
Distribution de cadeaux, jeux loufoques, performance étonnante d’un artiste… Quelle que soit l’option choisie, la surprise est toujours un gage de succès dans une réception.
Ça y est ! Vous avez maintenant tout en votre possession pour rendre votre party d’entreprise inoubliable. HAPPENING.CA profite de l’occasion pour vous souhaiter un joyeux temps des fêtes !
