14 août 2017 – Événement corporatif
Vous pensez aux termes « générique » et « routinier » lorsqu’on vous parle de congrès? Détrompez-vous! Au fil des années, HAPPENING.CA a créé des environnements immersifs, uniques et originaux qui ont fait basculer ces préconceptions. Nous vous présentons donc cinq trucs et astuces sur lesquels nous misons à tous les coups. Rassurez-vous, vos invités parleront enfin de votre prochain colloque comme d’un événement mémorable!
1. Soyez organisé
Planifier un congrès n’est pas chose simple. Il faut tout prévoir, et ce, à grand déploiement. Que veut-on dire par cela? L’organisation de votre événement devra se faire sous plusieurs phases et plusieurs angles, du cocktail d’accueil au banquet de clôture, en passant par les conférenciers, la thématique, la logistique, etc. Bien effectuée, cette étape de préarrangement majeure donnera le ton au déroulement de votre colloque et réduira considérablement les imprévus qui surviennent toujours, disons-le, au mauvais moment! La planification est ainsi l’épine dorsale d’un congrès réussi ; c’est là où se crée la fondation sur laquelle s’érigera l’ensemble de l’événement. Il est donc essentiel de s’entourer d’experts qui connaissent l’industrie en profondeur.
2. Choisissez stratégiquement le lieu
L’emplacement aura évidemment un impact sur l’appréciation de votre colloque. Une salle visuellement esthétique s’apprêtant bien à votre thématique et assez grande pour que vos invités soient confortables sont des caractéristiques que nous prenons en compte chez HAPPENING.CA. De plus, n’oubliez pas l’accès au wi-fi ; nous sommes en 2017, tout de même! Sans ce dernier, vos convives n’auraient pas l’opportunité de partager leur expérience sur les médias sociaux. Également, tout dépendamment de votre congrès, la facilité d’accès ainsi que la proximité des transports en commun, des restaurants et hôtels pourraient être pris en considération. Somme toute, afin de faire un choix judicieux, il faut avoir en tête la satisfaction de vos invités.
3. Soyez unique
Certains de vos convives assistent à plusieurs séminaires au courant de l’année. Un congrès peut donc souvent être synonyme de monotonie pour ces derniers. C’est ainsi que l’authenticité devient la caractéristique primordiale de votre événement ; trouvez l’effet wow qui vous distinguera! Que ce soit au niveau de l’animation, de l’emplacement géographique, de la décoration, de la musique ou encore de la thématique, misez sur des éléments uniques et novateurs. C’est ainsi que les organisateurs d’HAPPENING.CA ont réussi des tours de force en rehaussant la qualité et l’originalité de nombreux congrès ces dernières années.
4. Pensez à un thème
Une thématique, est-ce vraiment important? C’est crucial vous répondra notre équipe! C’est ce qui rend votre événement non seulement visuellement excitant, mais également vivant. Inspirez-vous de thèmes fantaisistes, futuristes ou encore de séries télévisées virales. Innovez ou revisitez des classiques : ce qui compte, c’est que vous y plongez tête première! Pour HAPPENING.CA, le mot d’ordre est immersion. Nos concepteurs recréent des environnements des plus impressionnants, au plus grand plaisir de vos invités : de Mad Men à The Great Gatsby, en passant par des thématiques inspirées des mille et une nuits ou du Royaume des glaces, sans oublier des thèmes plus actuels comme le 375e de Montréal!
5. Misez sur l’interaction
Ce n’est plus une option! Votre colloque se doit d’être interactif. Pourquoi ne pas intégrer des ateliers qui nécessitent une participation numérique via une application mobile ou encourager les séances de Q & A pendant les présentations? La réalité augmentée et la réalité virtuelle sont de plus en plus en demande dans les séminaires et laissent place à une multitude d’applications originales. Ajoutez des écrans transmettant continuellement les tweets en vedettes afin d’encourager les participants à interagir sur les réseaux sociaux. Bref, impliquez vos visiteurs de façon directe. En plus, cela vous permettra de documenter l’événement au fur et à mesure et de tenir vos invités informés de ce qui se passe, y compris ceux qui ne pouvaient pas assister à votre congrès.
En somme, il ne s’agit pas de répondre simplement aux attentes de votre public, mais de les surpasser en créant un espace unique adapté aux besoins de vos invités, et ce, tout en marquant leur imaginaire grâce à des choix de conception inspirés. Transformez l’espace, mettez-le en valeur, pensez aux détails du début à la fin et, surtout, n’hésitez pas à consulter des experts en conception d’événements. Organiser un congrès est un réel défi, mais ô combien satisfaisant lorsqu’il est réussi!