Skip to main content

Les événements hybrides n’auront plus aucun mystère pour vous grâce à Happening. Familiarisez-vous avec ces rassemblements à la fois virtuels et présentiels avec ce résumé des 8 étapes clés de l’organisation d’événements hybrides, de l’idéation à la création.

Étape 1 – Établir le budget et le concept de l’événement hybride

La première étape de l’organisation de tous types d’événements, que ce soit hybride, présentiel ou virtuel, est d’établir le budget, le thème et les objectifs généraux.

Si vous faites le choix de travailler avec nous, après avoir reçu une demande de soumission, un membre de notre équipe vous contactera pour un rendez-vous. Cette première rencontre virtuelle a pour but de bien identifier vos objectifs, vos idées, et vos besoins essentiels. Nous discuterons à la fois de la tenue de l’événement présentiel que de sa version virtuelle en direct. 

Nos solutions s’adaptent à votre événement et s’assurent de suivre les mesures de sécurité en place en date de l’événement. 

Étape 2 – Recherche de salle ou de studio de webdiffusion

Avec les restrictions du moment, le choix de salles ou de studio de webdiffusion peut sembler un casse-tête. Le choix du lieu de votre événement est une étape clé de l’organisation. 

Pensez à vérifier:

  • Est-ce que de l’équipement audiovisuel est fourni avec la location? 
  • Quelles sont les mesures de sécurité prises par l’endroit? 
  • Combien de personnes peuvent être présentes dans le lieu? (N’oubliez pas de comptabiliser les membres de votre personnel, ainsi que les intervenants.)
  • Quelle est la hauteur du plafond? 
  • L’endroit offre-t-il une connexion internet rapide et stable?

Tous les lieux de rassemblements ainsi que les salles de Montréal et ses environs n’ont plus de secret pour Happening. Nous pourrons vous guider selon vos attentes et vos critères afin de trouver la meilleure option qui vous convienne.

Que ce soit pour pré-enregistrer des segments, ou même y tenir votre événement, Happening possède son propre studio de webdiffusion à Montréal. En plus, l’option de studio mobile offre l’option d’enregistrer vos capsules ou de diffuser votre événement depuis n’importe où à travers le Québec. 

Étape 3 – Créations de plan

Selon l’ampleur de votre projet, des plans 3D peuvent être créés ainsi que des décors réalisés sur mesure. Nous avons un atelier de production à même nos bureaux de Montréal afin de donner vie à vos idées les plus grandioses.

La création du plan de salle et de tournage est cruciale pour évaluer la faisabilité d’un projet. Ne négligez pas cette étape lors de l’organisation de votre événement hybride. 

Faites confiance à nos designers afin de vous proposer des thèmes et des dispositions de salle en fonction de vos besoins. 

Permettez-vous de célébrer à nouveau en 2021!

Étape 4 – Gestion et création de contenu

Plusieurs éléments doivent être créés à l’avance pour la tenue d’un événement hybride. Nous pensons entre autres aux :

  • capsules vidéos
  • présentation PowerPoint ou autres
  • éléments de branding pour la portion virtuelle (bannière, branding de la plateforme, etc.

Nos experts vous accompagneront dans l’enregistrement mobile de contenu et la création de capsules vidéos dans un décor à votre image. Il est possible de préparer des segments à diffuser lors de l’événement, mais aussi d’enregistrer l’intégrale de celui-ci .

Faites perdurer dans le temps votre événement grâce à une vidéo récapitulative en plus des capsules vidéo qui auront été filmées en studio. 

Rappelez-vous, nos techniciens sont là pour vous! 

Étape 5 – Création d’un site Web ou mise en place de la plateforme d’événements virtuels

Votre événement hybride doit être diffusé pour vos invités à distance. Le choix de la plateforme d’événements virtuels aura un impact sur l’expérience que vivront vos invités.

Ne passez pas des heures à comparer les différentes plateformes, nous connaissons ce qui se fait de mieux dans l’industrie. Nous vous guiderons à travers celles-ci et nous les adapterons à votre image. Des designs graphiques peuvent être réalisés avec vos couleurs, votre logo et plus encore.

Créez des salles d’attente, des aires communes et des espaces privés virtuels pour diriger vos invités dans diverses activités. Vous serez en mesure d’avoir une vue d’ensemble sur tout ce qui se passe à l’événement en plus de pouvoir gérer les questions et commentaires en direct.

Vous n’aurez plus à jongler entre les partages d’écran, les différents intervenants et votre connexion. Nous nous occupons de tout pour que votre événement se passe sans tracas. 

Étape 6 – Gestion des intervenants

Nos chargés(es) de projets s’occupent de préparer vos intervenants afin de les mettre en valeur, et qu’ils puissent vous offrir le meilleur d’eux-mêmes. 

Vous n’avez plus à vous soucier si tout le monde peut se libérer à cette date précise, car vous pouvez pré-enregistrer certains segments. Cela peut se faire à distance via une plateforme, avec notre studio mobile ou celui de Montréal. Cela donne une liberté et plus de possibilités.

Pour les intervenants en studio, nos régisseurs de plateaux s’occupent de les diriger et de les faire entrer en scène au bon moment. 

Étape 7 – Assurer l’expérience collective

Gardez vos invités attentifs grâce à des activités interactives qui rejoindront tous les participants. 

Plusieurs options s’offrent à vous, que ce soit une dégustation, un spectacle de musique, une activité Teambuilding, un atelier culinaire ou de mixologie, un rap collectif ou toute autre nouvelle idée.

Informez. Partagez. Célébrez!

Étape 8 – Post-mortem de l’événement

Les événements hybrides ont l’avantage de fournir des informations importantes sur votre audience.  

Les bénéfices et les statistiques de l’événement vous seront présentés lors d’une rencontre post-mortem qui peut se faire en virtuel au besoin. Récupérez votre contenu vidéo et partagez-le avec votre réseau, faites vivre votre événement au-delà de celui-ci.
Contactez-nous pour réaliser votre prochain événement au 514-271-9904 ou par courriel à info@happening.ca.