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Nous savons qu’organiser un événement peut rapidement s’avérer coûteux; location de salle et de mobilier, planification du repas, équipements de toute nature, activités et bien plus. Nous vous présentons donc aujourd’hui des trucs pour réduire les frais lors de l’organisation de votre soirée. À vos marques, prêts…économisez !

1. La location
Le lieu où se tiendra votre événement représente un élément important dans la planification globale. Il existe quelques moyens qui permettent de réduire les coûts de location et de vous éviter de mauvaises surprises !
Tout d’abord, assurez-vous d’être bien informé à propos des frais de salle tels que les frais relatifs à l’électricité, les redevances sur la nourriture et sur l’alcool (s’il y a lieu), les frais reliés à l’accrochage, l’utilisation du mobilier disponible sur place ainsi que les accès à la salle. Il s’agit de plusieurs éléments qui peuvent faire varier votre main-d’œuvre et, du même coup, vos coûts totaux. Avant de procéder à la réservation de votre salle, consultez notre article traitant des huit questions à poser avant de louer une salle pour votre événement.

2. Les fournisseurs

Il est certain que l’embauche d’intervenants et de fournisseurs spécialisés aide grandement à planifier et organiser un événement. Par contre, si vous désirez réduire les coûts et simplifiez votre organisation, nous vous suggérons vivement de réduire le nombre d’intervenants.  De plus, il est possible de prendre en charge vous-même certaines des étapes (mais attention de ne pas vouloir tout faire, il y a des spécialistes en la matière !). Afin de créer un événement hors du commun, assurez-vous de collaborer avec des partenaires de renom et surveillez les dernières tendances du monde événementiel. Visitez des sites Web, devenez membre d’associations du monde de l’événement, abonnez-vous aux différentes infolettres de l’industrie et consultez des magazines et des livres sur le sujet. Les sources d’inspiration sont nombreuses – elles vont donneront quelques idées et conseils afin d’organiser un événement unique.

3. Le budget

Tout comme chaque investissement personnel ou professionnel, il est important de déterminer le montant que vous désirez investir dans votre événement.   Cela vous guidera vous et vos fournisseurs dans ce que vous pouvez ou ne pouvez pas vous permettre.  Il est également de mise de déterminer quelles sont vos priorités et où vous désirez obtenir le plus d’impact.  Priorisez-vous une performance artistique incroyable, un décor féérique ou un environnement technologique ?  Ou encore souhaitez-vous impressionner vos convives de par l’unicité du lieu sélectionné ou par une nourriture exceptionnellement délicieuse ?  Comme vous voyez, les possibilités sont infinies et chaque événement est unique : à vous de voir jusqu’où vous désirez aller en terme d’investissement !   Un bon truc pour vous aider en la matière est de voir ce que vous ou votre organisation avez fait dans le passé ou de demander à des gens qui ont fait des événements comparables quelle a été leur expérience à ce niveau.

4. Le temps

Il s’agit d’un enjeu primordial lors de la planification d’un événement. Pour réduire les frais, assurez-vous d’organiser votre soirée longtemps à l’avance, autant en ce qui a trait à la location de salle qu’à la planification détaillée de toutes les étapes. En vous prenant d’avance, vous aurez moins de chances d’oublier des éléments cruciaux (et réduirez ainsi les chances de payer plus cher pour du dernière minute !). De plus, certains fournisseurs vous offriront des prix plus avantageux à certaines périodes de l’année, que ce soit pour la réservation de la salle, la location de matériel audiovisuel ou la prestation d’artistes – vous pourrez ainsi en profiter. Il importe également de démontrer une certaine flexibilité quant aux dates. En vous informant plusieurs mois avant la tenue de votre événement, vous pourrez alors choisir la date qui convient à tout le monde et qui est la plus concurrentielle en matière de tarif.

5. Les activités

Outre la nourriture et la location de salle, les activités organisées lors de votre événement peuvent également représenter des montants substantiels, tant par leur planification que par la location de matériel. Faites preuve d’imagination et mettez en place des activités originales à moindre coût ! Utilisez les services de votre ami photographe (si vous le savez excellent bien sûr !) pour organiser un photobooth. Il suffit d’accrocher quelques éléments décoratifs au mur et le tour est joué. Réinventez le fameux bar à bonbons en créant un bar à guimauves : avec quelques brûleurs, des bâtons et des guimauves, vous donnerez l’impression à vos convives d’être rassemblés autour d’un vrai feu de camp. Les possibilités sont presque infinies – il ne vous reste qu’à apporter une touche d’originalité à votre soirée.

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Vous avez désormais en main quelques astuces afin de réduire les coûts de votre prochain événement. Assurez-vous de chercher et de choisir les meilleures options pour vous et vos convives. Bonne planification !

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