Les dernières annonces du gouvernement remettent le vent dans les voiles du domaine événementiel en permettant des rassemblements de 250 personnes et moins. Cette nouvelle est alléchante, mais pourquoi se limiter à un nombre de participants alors qu’on peut augmenter la capacité en faisant preuve de créativité?
La meilleure solution pour les entreprises est de se tourner vers les événements hybrides, soit en présentiel et en virtuel, pour maximiser leur audience.
Happening travaille depuis plusieurs mois sur les solutions à adopter, et vous offre ses conseils pour réussir son événement hybride en 2020.
Les avantages d’un événement hybride
En plus de permettre de rejoindre un plus grand nombre de personnes, les événements hybrides comportent de nombreux avantages.
Des événements plus inclusifs
Les événements hybrides permettent d’inclure une multitude de gens qui n’auraient pas pu faire partie de l’activité autrement:
- les gens vulnérables qui doivent davantage s’isoler des groupes;
- les communautés plus éloignées des grands centres urbains;
- ou les introvertis et ceux qui ne se sentent pas à l’aise dans les groupes.
Des événements plus versatiles
Puisque nous ne sommes plus limités aux contraintes d’un lieu physique, l’apport du virtuel offre plus de choix de décors, de thématiques, et même de sujets de conférences.
L’intégration de la technologie permet entre autres de rejoindre des conférenciers hors de notre zone géographique, sans avoir à débourser d’énormes sommes en transport et en hébergement.
Comment adapter votre événement à une formule hybride?
Un événement hybride doit à la fois être attrayant pour le public en salle et pour le public sur les plateformes virtuelles. Vous devez faire preuve d’adaptation afin que ces deux groupes distincts puissent participer et apprécier votre événement.
Un décor aux multiples fonctions
Repensez votre espace et vos décors pour faciliter la distanciation sociale, sans négliger l’aspect esthétique des lieux. Le but est de rendre l’endroit convivial autant pour l’invité qui s’y trouve que pour la personne qui le vit à travers son écran d’ordinateur.
Harmonisez l’éclairage, l’audio ainsi que la scène pour que ceux-ci apparaissent bien à l’écran. Le choix d’éclairage est particulièrement important pour les caméras.
Pour les places assises, préférez des ottomans, des sofas à siège unique ou séparez vos sectionnels grâce à des cloisons amovibles.
Plusieurs options s’offrent à vous pour créer des espaces de réseautage sécuritaires. Par exemple, nos maisons sont maintenant équipées de parois protectrices et sont désinfectées entre chaque utilisation.
Transformez votre scène en plateau de tournage
La scène est la pièce maîtresse d’un événement. Imaginez celle-ci comme une émission de télévision: on veut en mettre plein la vue! Il est indispensable de la rendre chaleureuse et invitante, tout en divisant l’espace pour assurer la sécurité des animateurs.
L’utilisation d’éléments de verdure est à prioriser, et il faut garnir l’espace avec des rideaux, du mobilier, etc.
Les intervenants devront respecter les distances sur la scène tandis que les participants devront limiter leurs va-et-vient dans la salle.
Il est possible d’atteindre une qualité télévisuelle en faisant appel à une équipe professionnelle et à de l’équipement audiovisuel approprié. Happening a d’ailleurs mis sur pied un studio de diffusion web hybride, spécialement conçu pour accueillir des invités sur place, tout en offrant un événement de qualité aux spectateurs en ligne.
L’engagement plus important que jamais
Faites en sorte que votre animateur interagira autant avec les gens dans la salle que ceux sur les plateformes web.
Le fait de poser des questions et de rendre visibles les commentaires sur un mur aide beaucoup à stimuler l’engagement des participants. Si vous utilisez les réseaux sociaux, certaines applications sont à disposition pour créer des murs de ‘’tweets’’ ou de publications.
Les participants pourront commenter à distance et se sentir aussi impliqués.
Si vous offrez un repas ou un sac-cadeau, pensez à les faire livrer à chacun des invités présents à distance!
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Faites collaborer les gens sur place et les participants virtuels
Lors de l’élaboration du déroulement de votre événement, pensez à intégrer des jeux, des brainstorms ou des discussions impliquant des équipes formées de gens en présentiel et en virtuel.
On ne veut surtout pas isoler ces deux groupes de participants.
Un écran tactile permettant à un invité sur place de se connecter avec quelqu’un en ligne le temps d’un réseautage est une excellente façon de créer des liens.
