13 mai 2020

Comme l’a mentionné la comédienne de renom Isabelle Adjani sur France Inter la semaine dernière: « La culture est incompatible avec la distanciation sociale ». Dans une commune mesure, on pourrait aisément affirmer qu’au moins une part de l’événementiel est dans la même situation. 

Bien que les rencontres virtuelles semblent désormais la norme pour tous, force est d’admettre que l’événementiel ne peut se résumer qu’à du virtuel.

« Il est vrai qu’un certain type d’événements peut se réaliser sur la base de ce format mais clairement, il ne peut être question de rendre complètement virtuel la grande majorité d’entre eux. Ou alors je ne comprends plus bien la force des rapports humains en personne”, confie le président d’Happening, Pascal Desharnais. 

Les rassemblements amènent sans équivoque des contacts privilégiés, des émotions et des relations humaines qui sont difficiles à reproduire à distance. Chaque événement, s’il est bien réalisé du moins, a sa propre âme, sa propre couleur. 

Toutefois, dans l’attente de la levée de l’interdiction des rassemblements, il est tout indiqué de se réunir à nouveau par le biais de la technologie. L’impact et l’importance de ces rassemblements virtuels se poursuivra bien après la crise actuelle alors aussi bien les intégrer dès maintenant dans certaines de nos pratiques. Voici donc quelques notions relatives à cette tendance qui a frappé de plein fouet notre manière de socialiser!

Différences de format

Pour débuter, nous entendons fréquemment parler ces temps-ci d’événements virtuels, hybrides et en présentiel. Mais quelle est la différence ?

Événement virtuel

Un événement réalisé 100% en ligne auquel les participants peuvent accéder sans avoir aucune nécessité de se déplacer géographiquement. Seuls ceux ayant le lien internet peuvent y accéder à distance via un appareil connecté à Internet.

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Événement hybride

Un événement hybride est un rendez-vous à la fois physique et virtuel. Il donne aux personnes intéressées par celui-ci, la possibilité d’y participer via sa présence physique ou autrement à distance par le biais d’un appareil connecté à internet.

Événement en présentiel

Un événement tel qu’on les connaissait avant le confinement, c’est-à-dire un rassemblement physique de personnes. Bien qu’ils auront lieu prochainement, nous l’espérons, ils ne seront plus jamais comme avant. Des mesures strictes seront appliquées, du moins pour les premiers mois, premières années.

En direct ou pré-enregistré

Bien que la majorité des événements soient en direct, certains événements sont, tout comme c’est souvent le cas à la télévision, pré-enregistrés. Parfois c’est tout aussi pertinent de procéder ainsi car cela permet de mieux peaufiner le contenu et qu’une fois diffusé à une plage horaire précise, les intervenants peuvent interagir en direct avec les visiteurs via différents canaux de communication (médias sociaux, forum de discussions, etc).

Que nous réserve l’avenir

Les événements face-à-face sont là pour rester car tout être humain a besoin de ce contact physique, mais leur retour se fera graduellement tout comme le déconfinement. À court et moyen terme, les événements virtuels et hybrides seront très probablement les grands favoris toutefois, les événements présentiels ne sont pas à écarter complètement. 

Dès septembre, on peut s’attendre à une reprise des réunions face-à-face, à plus petite échelle, plus locales et où le numérique sera très présent. Ces rassemblements prendront un air différent pour les rendre des plus sécuritaires.

À la manière proposée d’AirCanada avec son plan Air Canada SoinPropre+, il est déjà discuté qu’en événementiel un protocole similaire soit déployé. On sait qu’actuellement il y a une démarche en cours d’élaboration par le Palais des Congrès et nous nous préparons déjà à s’y conformer.

Toute la partie consultation événementielle se fera à distance et restera sous cette forme pour les mois à venir, voire même pour toujours. À ce sujet, Happening se fera un plaisir de vous conseiller à distance pour vos projets d’événements et d’aménagements. Avec le déploiement de toutes les plateformes collaboratives en ligne, nous serons très certainement en mesure de concevoir l’événement qu’il vous faut, qu’il soit virtuel, en partie ou complètement.  

D’ici-là, nous avons trouvé quelques pistes de solutions pour mener à terme vos événements quels qu’ils soient.

Des événements nouveau genre

La situation actuelle a forcé le monde de l’événementiel à se renouveler et innover plus rapidement que jamais. Après avoir regardé quelques tendances et fait plusieurs séances de remue-méninges, nous sommes arrivés à des événements nouveau genre pour attirer les rassemblements dès maintenant.

Connexions virtuelles

Voici quelques idées pour connecter les gens pendant des événements virtuels: 

1. Demandez à un traiteur ou un partenaire en alimentation de livrer une bouteille de bière / vin / boissons gazeuses et une assiette de fromages / collation légère à des invités triés sur le volet avant l’heure de réseautage indiqué. Vous pouvez demander aux gens quelles seraient leurs préférences sur un formulaire d’inscription, surtout si vous avez des invités qui préfèrent ne pas boire d’alcool, qui sont allergiques aux produits laitiers, etc.

2. Dans votre plateforme de conférence en ligne – par exemple Zoom – créez des salles de sous-groupes pré-assignés avec quatre à cinq participants dans chaque salle. Chaque groupe de réseautage aurait 10 à 15 minutes pour discuter avant d’être placé dans une autre salle de réunion avec différentes personnes. 

3. Organisez une fête à distance en choisissant un thème à l’avance pour que vos participants puissent se préparer, un choix de menu, un choix de cocktail et connectez-vous en direct pour regarder un DJ en ligne ou écoutez la même playlist sur Spotify (ou autre plateforme de musique). 

4. Organisez un spectacle virtuel pour vos convives.  Plusieurs artistes seront très heureux d’agrémenter votre événement, même s’il “n’est que virtuel” et d’ores et déjà, certains ont redoublé d’ingéniosité pour présenter des formules vraiment intéressantes. Gregory Charles fait partie de ces artistes via son spectacle i-Mobile.  Visionnez cette vidéo pour plus de détails. Il y a fort à parier que plusieurs autres artistes emboîteront le pas de propositions similaires!

Rassemblés autrement

Dans le cas d’un événement en présentiel, la première idée est de repenser aux endroits pour faire un événement. Au lieu d’une salle close, la location d’un ciné-parc ou d’un grand stationnement pourrait faire l’affaire. Un tel lieu permet de contrôler l’accès, de faire une présentation sur grand écran, de rendre la partie audio accessible via une station de radio FM et même offrir le service de repas et boissons. Le tout en limitant les contacts physiques entre les participants.

Pour la portion non virtuelle, sachez qu’en tant que concepteur d’environnements, nous adaptons constamment nos équipements ainsi que nos procédures pour faire de vos événements les plus sécuritaires qui soient.

Grâce à des rencontres virtuelles, nous pouvons dès maintenant accompagner et conseiller nos clients pour des événements autant virtuels qu’hybrides.

De plus, nous travaillons actuellement sur un projet très excitant et porteur qui se veut une solution toute indiquée pour offrir sécurité et esthétisme à tout endroit accueillant des groupes.  Restez connectés, nous dévoilerons plus de détails dès la semaine prochaine!

#cavabienaller #onsadapte #

Rédigé en télétravail en collaboration entre Pascal Desharnais et Caterine Beaudoin.