De la naissance du projet à la mise en scène de l’événement, il faut penser à une multitude d’éléments pour s’assurer d’une soirée réussie. Que l’on soit débutant ou professionnel, il est très pratique d’avoir en main une liste pour ne rien oublier. Pour vous aider à y voir plus clair et à y arriver, HAPPENING.CA vous offre aujourd’hui ZE check-list à consulter avant le Jour J. Cette liste n’est pas exhaustive – chaque événement amène son lot de particularités – mais elle vous aidera certainement à ce que tout soit parfait. Préparez-vous à cocher !
Avant l’événement
Étape plus qu’essentielle à l’organisation d’une soirée réussie, la phase préliminaire comporte plusieurs étapes qui vous aideront à établir des bases solides.
- Définir les objectifs de l’événement
Votre événement a certainement des objectifs précis à atteindre. Bien qu’ils ne constituent pas une composante primordiale à la mise en œuvre de votre soirée, ils doivent sans cesse être pris en compte dans votre planification.
- Mettre en place un budget
Avant de planifier les prochaines étapes, il est impératif de déterminer le budget que vous souhaitez accorder à votre événement. Cela vous permettra de définir plus clairement vos besoins en plus de vous éviter de mauvaises surprises.
- Fixer la date de l’événement
Établir la date de votre événement vous permettra de bien planifier les différentes étapes et de vous assurez que tout soit prêt pour le Jour J. N’hésitez pas à inscrire cette date dans votre agenda et dans celui de vos collègues et à effectuer des rappels hebdomadaires.
- Choisir le lieu de l’événement
Montréal, Québec, Tremblant, St-Hyacinthe… chaque ville regorge de lieux conventionnels et originaux où organiser votre événement. N’hésitez pas à fouiller et à explorer pour dénicher toutes les perles rares !
- Contacter les fournisseurs
Il est possible de prendre en charge toutes les étapes d’organisation de votre événement. Vous pouvez également contacter des fournisseurs qui vous aideront à mettre en place une soirée spectaculaire. En plus de vous proposer des produits en location, HAPPENING.CA peut vous offrir des idées, des solutions et des concepts. Notre savoir-faire et nos produits uniques propulseront votre événement ! N’hésitez pas à info@happening.ca« >nous contacter pour obtenir plus de détails.
- Créer l’effet « wow »
Il est essentiel de mettre en place des éléments qui créeront des moments d’émerveillement dont se souviendront longtemps vos invités. À l’aide de petits gestes ou de détails inattendus, vous dépasserez les attentes de vos convives. HAPPENING.CA vous donne cinq conseils pour créer votre effet « wow ».
- Dresser la liste des invités et envoyer des invitations
Il est impératif de dresser la liste de vos invités, autant pour la réservation de la salle et la mise en place du repas ou du buffet que pour la conception de votre plan de salle. Communiquez avec vos invités et assurez-vous de confirmer leur présence avant une date limite que vous aurez préalablement fixée.
Pendant l’événement
Afin que toutes les étapes de votre événement soient respectées et exécutées dans les temps prévu, le responsable de la soirée doit coordonner et superviser toutes les personnes impliquées dans l’organisation. À ce moment, la logistique de votre événement devrait être entièrement planifiée. Il ne reste donc plus qu’à suivre le plan initial et espérer que tout se déroule comme prévu !
- Monter la salle
Arrivez tôt sur les lieux de l’événement et commencez le montage de la salle rapidement. Cela vous évitera d’être pressé par le temps et d’oublier des étapes essentielles. Assurez-vous que toutes les personnes présentes connaissent les tâches qu’elles doivent accomplir.
- Superviser le déroulement de la soirée et faire des modifications si nécessaire
Assurez-vous que la soirée se passe comme prévu en vérifiant régulièrement son bon déroulement auprès des diverses équipes et du responsable. Si un imprévu se présente, mettez en place une solution rapide et efficace.
- Démonter et nettoyer la salle
Dernière étape de la soirée ! Comme pour le montage de la salle, définissez clairement les tâches de chacun pour que le travail s’effectue rapidement et efficacement.
Après l’événement
L’événement qui a demandé tant de préparation est désormais terminé ! Même si la soirée est chose du passé, il reste quelques petits éléments à ne pas oublier.
- Analyser les résultats obtenus et recueillir les commentaires
Faites le point auprès de votre équipe et analysez les résultats. Revoyez les objectifs de départ et vérifiez s’ils ont été atteints. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble de l’événement et de vous améliorer lors du prochain. Assurez-vous également de prendre en considération les commentaires de vos invités ; ils vous aideront à progresser.
Vous avez désormais en votre possession une liste vous permettant d’organiser une soirée dont vos invités se souviendront longtemps !
