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1 février 2019 – Événement corporatif

En ce mois de l’amour, nous avons décidé de jouer les cupidons de l’événementiel et de vous donner la recette parfaite pour un coup de foudre assuré entre vos invités et leurs soirées. Petit divulgâcheur : l’ingrédient secret est la personnalisation.

Bien que la personnalisation de votre marque soit un aspect très important, aujourd’hui nous aborderons la personnalisation de l’expérience pour vos convives. Comment faire pour rendre votre événement spécial pour chacun tout en s’adressant à une foule ? Ne vous inquiétez pas, nous avons une réponse pour vous !

Être à l’écoute

De nos jours, vos participants ont besoin de ressentir que cette soirée a été organisée spécialement pour eux et plusieurs petits outils technologiques peuvent grandement vous aider dans ce processus. Une application cellulaire est très facile à créer et peut être la solution parfaite pour vos besoins. Elle vous permettra d’envoyer des notifications avec les informations pertinentes ou encore utiliser les chatbots pour répondre rapidement aux questions. Sinon simplement utiliser leurs prénoms dans les communications est un autre moyen. Du moment de l’invitation jusqu’au jour J, il faut leur faire sentir qu’ils sont au centre de vos préoccupations.

Prévoyez tous inconvénients que pourraient subir vos participants. Un bon exemple est l’Expo Entrepreneur 2019 qui avait lieu le mois dernier à Montréal. Lors du deuxième jour, plusieurs écoles ont dû être fermées à cause de la mauvaise température. Rapidement, les organisateurs ont communiqué à leurs invités qu’il y aurait des activités pour les enfants pour que les parents puissent les amener avec eux. Ce genre d’actions leur donne l’impression que l’événement est à l’écoute de leurs besoins et vous permettra de les charmer.

S’approprier leur soirée

Une autre manière de personnaliser votre événement est de permettre à vos invités de s’approprier leur soirée. Ajoutez quelques détails qui rendront l’expérience unique aux yeux de vos convives, cette petite touche humaine qui viendra faire toute la différence. Par exemple, s’il s’agit d’un gala avec vos employés, mettez-les à l’honneur dans la décoration telle que des centres de table avec leurs photos ou des phrases marquantes dites durant l’année. Assurez-vous aussi que votre animateur ait en main toutes les anecdotes croustillantes qui seront sûres de générer des éclats de rire.

Vos invités ont envie de s’approprier leur événement en laissant leur « marque », en d’autres mots, permettez qu’ils participent. De bons moyens sont de prévoir une murale ou sculpture commune, des endroits où écrire leurs impressions ou répondre à une question, un collage d’égoportrait, etc. Et pourquoi ne pas leur donner la chance de partir avec une partie de leur soirée : une caméra photo par table, une collation pour le trajet, ou encore les ingrédients pour recréer le cocktail spécial qui était servi au bar. Il faut que l’expérience que vous leur proposez dure le plus longtemps possible pour qu’ils retournent chez eux les papillons au ventre.

N’oubliez pas d’accorder une attention particulière, lors de votre préparation, à réfléchir à l’expérience que vivront vos participants. C’est, en bout de ligne, l’ensemble de ces petits détails qui feront aux yeux de vos invités la différence entre une simple soirée et tout un Happening !

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