L’organisation d’un événement est un travail méticuleux qui s’établit sur une longue durée, pouvant aller de quelques semaines à plusieurs mois. Une répartition des tâches efficace est absolument nécessaire si l’on veut arriver à effectuer cette opération sans oublis.
Dans l’organisation, s’inscrit la gestion d’invitations qui s’avère être une étape importante du processus organisationnel, car le choix et le nombre d’invités sont un point décisif à la réussite d’un événement.
Prévoir une date stratégique
La date d’un événement ne doit pas être choisie au hasard. Il faut vérifier que ce jour ne coïncide pas avec un autre événement important (semaine de la mode, game sportive désicive, soirée-bénéfice d’envergure, etc.)
Pour être certain de choisir une date disponible, réservez là 2 ou 3 mois avant le jour venu.
De plus, prévoyez au moins un mois d’avance avant de faire parvenir vos invitations, en vous assurant bien d’avoir toutes vos informations nécessaires ajoutées à votre texte.
Choisir le support de l’invitation
Vous devez en amont vous poser les bonnes questions, l’invitation sera-t-elle moderne ou traditionnelle ? Protocolaire ou informelle ? Personnalisée ou groupée ?
Vous pourrez ainsi choisir le format que prendra cette invitation. Pour un événement à l’interne, le courriel sera le plus couramment utilisé, alors que pour certains événements, une invitation papier sera nécessaire (personnalités officielles ou VIP). Si vous voulez marquer les esprits, l’utilisation de formats originaux pourra retenir l’attention de vos invités : une découpe personnalisée, un papier parfumé… ce choix sera à définir en fonction du budget consacré pour ce domaine ainsi que pour le standing de votre événement.
Les modalités de réponses doivent y figurer absolument (courriel de retour, carton de réponse).
Le suivi des inscriptions, une étape minutieuse
Bien que cette étape fastidieuse requiert beaucoup de minutie, le suivi des retours et la confirmation du nombre de participants est une étape obligatoire dans ce long processus d’invitation. Vous pouvez confier cette tâche à une seule personne, afin d’éviter des doublons ou des oublis. Cette personne devra assurer les relances, généralement faites par téléphone, à environ 1 semaine de votre événement. Ce travail permettra de connaître précisément le nombre d’invités qui seront présents et ainsi adapter les derniers détails comme le traiteur, le choix des boissons, le vestiaire, etc.
La veille de l’événement, un courriel de rappel doit être envoyé aux invités ayant donné une réponse positive.
Ce suivi est extrêmement important, car une gestion peu précise pourrait entraîner un manque de participation le jour J et provoquer des complications.
Finalement, il est important de considérer cette étape, car la négliger pourrait entraîner des répercussions importantes sur la tenue de votre événement. Dans tous les cas, n’hésitez pas à faire appel à Happening.ca pour tous conseils ou pour toutes demandes organisationnelles à l’adresse suivante : info@happening.ca.
Bon party !
