Politiques.
Cadre clair pour un milieu de travail serein, sain et agréable — pour tous, employés, pigistes, fournisseurs, partenaires et clients.
✦ Happening — Politiques internesIntroduction
Pourquoi ces politiques.
Ces politiques ont été conçues afin d'assurer un milieu de travail serein, sain et agréable pour tous — employés, pigistes, fournisseurs, partenaires et, bien entendu, nos clients.
Elles établissent un cadre clair qui favorise le respect, la collaboration et le professionnalisme, et s'appliquent à l'ensemble des personnes qui collaborent avec Happening. Leur respect est essentiel au bon fonctionnement de nos équipes et à la qualité des expériences que nous créons.
Les valeurs d'Happening
Collaboration
Versatilité
Partenariat
Innovation
Ambition
Sommaire
Cinq politiques.
Politique 01
Code de civilité.
Respect, collaboration, ouverture et communication efficace — les piliers d'un milieu de travail harmonieux.
Définition
Un énoncé d'attitudes et de comportements
Le code de civilité d'Happening est un énoncé d'attitudes et de comportements associés au savoir-vivre, que nous exigeons pour maintenir un milieu de travail positif, respectueux, harmonieux et efficace.
Tous les employés et pigistes d'Happening, toutes catégories d'emploi confondues, doivent respecter ce code dans leurs activités internes et externes reliées au travail.
Buts
Pourquoi ce code existe
- Instaurer une culture de positivité, de respect et de courtoisie dans les échanges quotidiens
- Susciter une réflexion individuelle et collective sur la positivité, le respect et la civilité en milieu de travail
- Maintenir un climat de travail où chacun contribue activement à l'harmonie collective
Au-delà des tâches à effectuer, ce sont la qualité des relations interpersonnelles et la façon dont chacun collabore avec ses collègues qui influencent le climat de travail. La civilité est bien plus que d'être simplement poli et courtois — c'est considérer les autres et adopter des comportements qui favorisent la collaboration, la positivité et l'harmonie.
Comportements à adopter et à éviter
Les quatre piliers.
À adopter
Agir avec respect
- Être courtois et poli
- Considérer les opinions des autres
- Utiliser un ton de voix convenable
- Respecter la hiérarchie
- Être ponctuel
À éviter
Être respectueux, c'est éviter
- La communication « dorsale »
- Le sarcasme
- Le jugement et les sous-entendus
- De lancer ou alimenter des rumeurs
- S'attribuer le travail d'un autre
Agir avec collaboration
- S'entraider entre collègues
- Être positif et réceptif
- Développer son autonomie
- Partager ses idées et connaissances
- Être consciencieux
Agir avec collaboration, c'est éviter
- De s'isoler
- D'être condescendant ou arrogant
- De se montrer indisponible
- D'agir de manière individualiste
- De créer des conflits
Agir avec ouverture
- Accepter les changements et s'y adapter
- Respecter les goûts et coutumes des autres
- Donner la chance aux autres de s'exprimer
- Être capable de compromis
- Respecter les divergences d'opinions
Agir avec ouverture, c'est éviter
- D'entretenir des préjugés
- De ne pas écouter les autres
- D'être sur la défensive
- De tenir à ses idées à tout prix
- De ne pas comprendre les changements
Communiquer efficacement
- Avoir une bonne écoute, être réceptif
- S'assurer que le message est bien compris
- Avoir de l'empathie
- Partager l'information à temps
- Adopter un ton agréable
Communiquer efficacement, c'est éviter
- De parler avec agressivité
- Les commentaires négatifs non constructifs
- La mauvaise information
- Un comportement provoquant
- De s'isoler
Procédure
Actions en cas d'incivilités répétées.
Voici les actions qui seront prises pour maintenir un milieu de travail positif, respectueux, harmonieux et efficace.
- Il est suggéré à l'employé qui se sent victime d'une incivilité de communiquer avec la personne concernée pour lui parler de son comportement indésirable et de ses effets nuisibles, ainsi que lui rappeler le code de civilité en place.
- Si le comportement ne change pas, l'employé peut parler une seconde fois à la personne au comportement indésirable. Si celui-ci persiste, l'employé peut en parler avec son gestionnaire.
- Le gestionnaire rencontre la personne au comportement présumé discourtois pour lui demander sa version des faits, lui signifier l'importance de la civilité, lui rappeler le code et clarifier ses attentes.
- Selon la situation et l'ouverture des personnes en cause, le gestionnaire peut inviter l'employé plaignant et faciliter le dialogue entre les deux personnes pour qu'elles arrivent à s'entendre directement.
- Le gestionnaire fait un suivi pour s'assurer que la situation est résolue. Sinon, il prend les mesures nécessaires pour faire cesser les incivilités avant que la situation se détériore.
À la troisième incidence documentée, l'employé ou pigiste sera averti qu'au prochain manquement, son emploi chez Happening sera terminé.
Politique 02
Prévention du
harcèlement psychologique.
Engagement formel d'Happening à prévenir et à faire cesser toute situation de harcèlement.
Objectifs & champ d'application
Une politique sans compromis.
Objectifs
Trois engagements clairs
- Affirmer l'engagement de Happening inc. à prévenir et à faire cesser toute situation de harcèlement psychologique ou sexuel en lien avec le travail, y compris le harcèlement provenant de sources externes
- Indiquer les moyens mis en place pour prévenir le harcèlement, notamment les programmes d'information et de formation
- Établir la procédure de prise en charge des plaintes et signalements portés à l'attention de l'employeur
Champ d'application
Tous les niveaux, tous les contextes
- Lieux de travail, y compris le télétravail
- Salles événementielles, autres lieux d'événements, aires communes
- Réunions, formations, déplacements
- Activités sociales liées au travail
- Toutes communications transmises ou reçues dans un contexte de travail (médias sociaux, courriels, textos, lettres)
Définition légale
Qu'est-ce que le harcèlement.
« Une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l'intégrité psychologique ou physique du salarié et qui entraîne, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste. »
« Pour plus de précision, le harcèlement psychologique comprend une telle conduite lorsqu'elle se manifeste par de telles paroles, actes ou gestes à caractère sexuel. Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié. »
Cette définition inclut le harcèlement à caractère discriminatoire lié à un des motifs prévus à la Charte des droits et libertés de la personne.
Règle de l'administration
Tolérance zéro.
Happening inc. ne tolère ni n'admet aucune forme de harcèlement en contexte de travail, que ce soit :
Hiérarchie
Par des gestionnaires envers des personnes salariées
Entre pairs
Entre collègues
Vers le haut
Par des personnes salariées envers leurs supérieurs
Externe
De toute personne associée : pigiste, représentant, client, fournisseur, visiteur
Toute personne qui commet un manquement à la présente politique fera l'objet de mesures disciplinaires appropriées. Le choix de la mesure tiendra compte de la gravité, des conséquences et du dossier antérieur. La personne qui déposerait des accusations mensongères dans le but de nuire est également passible de mesures disciplinaires.
Responsabilités du personnel
Ce qu'on attend de chacun.
Il appartient à tout le personnel d'adopter un comportement favorisant le maintien d'un milieu de travail exempt de harcèlement psychologique ou sexuel.
- Contribuer au maintien d'un milieu de travail exempt de harcèlement
- Respecter les personnes dans le cadre de leur travail
- Participer aux mécanismes mis en place par l'employeur pour prévenir et faire cesser le harcèlement
- Signaler dès que possible toute situation liée à du harcèlement à l'une des personnes désignées par l'employeur
Prévention
Mesures mises en place.
Conformément à ses obligations légales, Happening inc. met en place des mesures visant à identifier, contrôler et éliminer les risques de harcèlement, notamment en :
- Diffusant la présente politique de manière à la rendre accessible à l'ensemble du personnel — courriel + Drive (LOGISTIQUE / DOCUMENTS POUR EMPLOYÉS)
- Maintenant une vigie continue à l'égard des risques susceptibles de générer des situations de harcèlement
- Veillant à la compréhension et au respect de la politique par toutes les personnes
- Faisant la promotion du respect entre les individus
- Sensibilisant régulièrement le personnel sur les rôles et responsabilités de chacun
- Consultant le personnel sur les situations spécifiques susceptibles de créer des conditions à risque
- Tenant des rencontres de départ pour comprendre les raisons
- Se dotant d'un processus diligent de prise en charge des plaintes et signalements
Prise en charge des plaintes
Processus & engagements.
Tout membre du personnel qui estime vivre du harcèlement peut déposer une plainte. Tout témoin peut également faire un signalement.
Un signalement ou une plainte peuvent être formulés verbalement ou par écrit. Les détails des incidents doivent être décrits avec autant de précision que possible pour faciliter une prise en charge rapide et diligente.
La loi interdit toute forme de préjudice ou de représailles de la part de l'employeur dans le cadre du traitement et du règlement d'une plainte ou d'un signalement.
Happening inc. s'engage à
- Prendre en charge la plainte ou le signalement dans les plus brefs délais
- Préserver la dignité et la vie privée des personnes concernées
- Veiller à ce que toutes les personnes soient traitées avec humanité, équité et objectivité
- Protéger la confidentialité du processus d'intervention
- Offrir la médiation lorsque le contexte s'y prête, dans un cadre neutre et impartial
- Mener une enquête sans tarder, de façon objective et impartiale (interne ou externe)
- Prendre toutes les mesures raisonnables pour régler la situation, y compris les mesures disciplinaires
- Revoir les mesures de prévention pour éviter que d'autres événements se reproduisent
Personnes désignées
À qui s'adresser.
Les personnes désignées par l'employeur pour recevoir et prendre en charge les plaintes et signalements sont :
Laure Gazalé
Félicien Salomon
Politique 03
Télétravail.
Un régime de travail souple, mutuellement convenu, qui n'est ni un droit ni une récompense — un privilège.
Pourquoi
Le télétravail chez Happening.
Happening reconnaît les avantages d'un régime de travail souple. Le télétravail s'applique à certains postes, sur une base régulière et volontaire — il n'est jamais imposé.
Réduire le trafic
Diminuer le temps des employés passé dans les déplacements.
Empreinte écologique
Réduire les effets de serre liés aux déplacements quotidiens.
Équilibre de vie
Aider les employés à concilier vie privée et vie publique.
Productivité & satisfaction
Améliorer la productivité, la créativité et la satisfaction au travail.
Alternative convenue
Comme arrangement mutuel entre gestionnaire et employé, jamais comme récompense.
Volontaire
Le télétravail n'est pas imposé par Happening.
Admissibilité
Qui peut télétravailler.
Critères de base
- Avoir démontré une certaine autonomie dans le cadre de son travail
- Satisfaire aux attentes du supérieur immédiat concernant le rendement
- Occuper un poste pour lequel le télétravail est possible
Critères d'analyse particuliers
- La nature du poste
- Le contenu des tâches
- Les échanges avec l'équipe et les clients
- L'autonomie démontrée par l'employé
- La productivité et le rendement
- Les évaluations de performance
- Le dossier d'assiduité et de ponctualité
L'employé qui ne satisfait pas aux attentes pourrait se voir retirer le droit au télétravail. Les normes de rendement en télétravail sont équivalentes aux normes en présentiel.
Horaire de travail
Cadre horaire chez Happening.
Heures de base
Chaque employé travaille ses heures entre 7h et 17h, du lundi au vendredi, malgré la flexibilité des horaires permise.
Pour les employés à temps plein (30 heures ou plus), un minimum de 6 heures/jour doit être passé au bureau durant les journées en présentiel.
Calendrier hebdomadaire
Présentiel mardis & jeudis
Les employés à temps plein (30 heures ou plus) sont requis d'être au bureau les mardis et jeudis, à moins d'exception approuvée par le gestionnaire.
Les jours en télétravail sont les lundis, mercredis et vendredis.
L'employé doit obtenir l'approbation préalable du supérieur immédiat pour travailler en dehors des heures prévues, dans le respect de la politique d'heures supplémentaires. La durée du télétravail doit prévoir suffisamment de temps pour les réunions, l'accès aux installations et aux fournitures, et la communication avec l'équipe.
Cadre opérationnel
Communication, matériel & responsabilités.
Communication
L'employé doit être accessible en tout temps pendant les heures de travail. Les outils de communication et de courriel doivent être activés en tout temps.
Journées de maladie
L'employé a l'obligation d'aviser son superviseur immédiat s'il est malade et ne peut fournir sa prestation normale pendant ses journées de télétravail.
Confidentialité
L'employé doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements confidentiels et la propriété intellectuelle utilisés à l'extérieur du bureau.
Matériel
Portable, logiciels, ports et souris fournis par l'entreprise. Reste la propriété de Happening, à utiliser exclusivement pour le travail. L'employeur peut demander à tout moment de rapporter le matériel.
Santé & sécurité
L'employé doit s'assurer que son poste de travail est conforme aux normes ergonomiques et maintenir cet espace dans un état sécuritaire, exempt de dangers.
Remboursements
Aucun remboursement effectué — le télétravail est volontaire. Forfait internet supérieur, papier, encre d'imprimante : à la charge de l'employé. Privilégier le PDF à l'impression.
Responsabilité & résiliation
Un privilège, pas un droit.
Le télétravail n'est pas un droit, mais un privilège. L'employé s'engage donc à se doter d'un environnement de travail sécuritaire et de travailler de manière sécuritaire en tout temps.
Si les besoins organisationnels venaient à changer, l'organisation se réserve le droit de modifier l'entente avec un préavis raisonnable. S'il est impossible pour l'employé de respecter les nouvelles conditions, l'entreprise pourra mettre fin à son emploi en l'absence d'arrangement possible.
Si l'employé décide lui-même de mettre fin au télétravail, Happening lui fournira un espace de travail au bureau.
Politique 04
Intelligence
artificielle.
Encadrer l'utilisation de l'IA pour qu'elle respecte nos valeurs : créativité, transparence, respect de la vie privée et innovation responsable.
Contexte & objectifs
Pourquoi cette politique.
Chez Happening, nous reconnaissons le rôle central que l'IA peut jouer pour améliorer nos processus créatifs, optimiser nos opérations et enrichir l'expérience événementielle de nos clients. Nous nous engageons à encadrer son utilisation.
Encadrer
Garantir une utilisation responsable et éthique de l'IA au sein de Happening.
Protéger
Les données personnelles et confidentielles des clients, partenaires et employés.
Soutenir
L'innovation et l'optimisation de nos services grâce à l'IA.
Superviser
Assurer la transparence et la supervision humaine de toutes les décisions impliquant l'IA.
Principes directeurs
Quatre principes non négociables.
01 — Transparence
Communiquer son usage
Toute utilisation de l'IA doit être clairement communiquée aux employés et aux parties prenantes. Les outils d'IA ne doivent pas générer de contenus ou de décisions sans validation humaine.
02 — Respect de la vie privée
Consentement éclairé
Aucune donnée personnelle ne doit être utilisée sans consentement éclairé. Happening applique des protocoles stricts pour la protection des données.
03 — Responsabilité humaine
L'IA assiste, l'humain décide
L'IA est un outil d'aide à la décision et non un substitut aux compétences humaines. Tout contenu ou recommandation produit par l'IA doit être révisé avant d'être publié ou utilisé.
04 — Sécurité des données
Protéger contre tout accès
Toutes les données utilisées par l'IA doivent être sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé.
Gouvernance & supervision
Qui fait quoi.
Responsable de l'IA
Définit la stratégie et veille à l'application des directives. Un responsable est désigné pour superviser l'utilisation de l'IA chez Happening.
Équipe technique & créative
Utilise l'IA de manière responsable dans le cadre des projets, en suivant les principes directeurs.
Employés
S'assurent que leur utilisation de l'IA respecte cette politique au quotidien.
Utilisation dans nos opérations
Trois domaines d'application.
Création & design
- Génération de concepts visuels et moodboards
- Conception de plans et modélisation 3D
Communication & marketing
- Optimisation du ciblage publicitaire
- Personnalisation des messages
- Génération de contenu sous supervision humaine
Optimisation des opérations
- Automatisation de tâches administratives et logistiques
- Analyse de tendances pour améliorer les stratégies d'affaires
Cadre opérationnel
Gestion, risques & conformité.
Gestion des données
- Respect des lois québécoises et canadiennes sur la protection des renseignements personnels
- Sécurisation des données utilisées dans les outils d'IA
- Transparence avec les clients et partenaires sur l'utilisation de leurs données
Développement & acquisition
- Sélection de technologies respectant les normes de sécurité et d'éthique
- Supervision des algorithmes pour éviter les biais discriminatoires
- Collaboration avec des fournisseurs alignés avec nos principes
Gestion des risques
- Évaluation des risques avant déploiement
- Protocole de réponse aux incidents
- Audits réguliers pour assurer la conformité
Formation & sensibilisation
- Formation obligatoire pour tous les employés utilisant l'IA
- Sessions régulières de sensibilisation aux évolutions technologiques
Conformité réglementaire
- Respect des lois en vigueur au Québec et au Canada
- Alignement avec les standards internationaux d'éthique et de sécurité
- Audits internes et externes
Guide des bonnes pratiques d'utilisation de l'intelligence artificielle générative — Gouvernement du Québec.
cdn-contenu.quebec.ca/cdn-contenu/adm/min/cybersecurite_numerique/Publications/Strategie_cybersecurite_numerique_2024-2028/GU_bonnes_pratiques_utilisation_IA_generative_VF.pdf
Révision annuelle de la politique d'IA. Ajustements en fonction des évolutions législatives et technologiques.
Politique 05
Enregistrements
audio.
Des enregistrements possibles, mais à des conditions strictes — transparence, consentement et finalité claire.
Objectifs clairs
Quand c'est permis.
Happening autorise les enregistrements audios en milieu de travail à des fins de compte rendu et/ou d'élaboration de prises d'actions précises, mais seulement si quatre conditions sont remplies.
Objectif productif
Le but est productif et transparent : prise de notes, suivi d'actions, préparation d'un compte-rendu.
Demande à l'avance
La demande est faite à l'avance — à la convocation ou dès l'ouverture de la rencontre — auprès de tous les participants.
Consentement libre
Tous les participants donnent un consentement libre et éclairé.
Stockage sécuritaire
Le fichier est stocké de façon sécuritaire sur un espace Happening ou un outil approuvé, puis supprimé après rédaction du résumé.
Procédures
Comment demander, comment stocker.
- Énoncer clairement l'objectif de l'enregistrement audio dès la convocation ou l'ouverture de la rencontre.
- Demander la permission auprès de TOUS les participants — par écrit dans la convocation (et conserver les réponses) ou à l'oral avant de commencer l'enregistrement.
- S'il n'y a pas accord de tous les participants, l'enregistrement audio n'est pas autorisé.
- Sauvegarder tous les enregistrements sur le Drive Happening pour qu'ils soient disponibles à tous et sécurisés. Si le sujet est confidentiel, les parties s'entendent sur le lieu de sauvegarde.
- Supprimer l'enregistrement après rédaction du résumé.
Il est impératif d'avoir l'accord de tous avant d'enregistrer. Certaines lois du Code criminel (voir notamment l'Article 184) protègent toute personne d'être enregistrée sans consentement.
Tout employé qui enregistre à l'insu des parties recevra un avertissement écrit immédiatement.
La confiance entre collègues est impérative pour un milieu de travail sain. Soyez clair et transparent, expliquez bien le but de l'action et assurez-vous d'avoir l'accord libre de tous.
Personnes ressources
Pour toute question.
Pour toute question sur ces politiques, leur application, ou pour signaler une situation, contactez Laure ou Félicien.
Laure Gazalé
Félicien Salomon
