5 octobre 2017 – Événement corporatif
Qui n’a jamais assisté à un évènement où le son était problématique, où la température de la salle était inadaptée ou encore où le service de traiteur tardait à débuter ? Il faut savoir que de nombreuses petites complications peuvent survenir lors d’un évènement et qu’il faut non seulement les prévoir, dans la mesure du possible, mais également savoir comment leur faire face! Voici donc le petit guide de survie pratico-pratique d’HAPPENING.CA afin de vous assister lors de votre prochain évènement.
Soyez prêt
Nous n’insisterons jamais assez sur l’importance de la préparation en évènementiel. Il s’agit d’une étape pendant laquelle on prévoit tous les scénarios de catastrophes possibles et élaborons des plans B, C, D et même plus dans certains cas. La salle est difficilement accessible? Faites-en part aux fournisseurs et aux invités avec des indications détaillées et une petite carte de directions. Vous planifiez une journée cabane à sucre avec traineaux à chien ? Quelle bonne idée! Mais avez-vous pensé à ce que vous ferez si jamais les conditions météorologiques ne le permettent pas? Idéalement, vous aurez une alternative qui saura plaire aux invités, comme une activité d’interaction avec une portée de chiots Husky affectueux !
Restez calme et évaluez la situation
Une panne générale survient en plein milieu de votre soirée? Surtout, pas de panique, car c’est le moment de rester en contrôle afin d’évaluer la situation le plus objectivement possible. Quelle est la source de l’imprévu? Pendant combien de temps le problème persistera-t-il? Quels seront les impacts immédiats ainsi que ceux pour la suite du déroulement de l’évènement? Assurez-vous de calmer vos invités et de rassembler vos collègues impliqués dans l’organisation afin qu’ils puissent vous aider à réagir correctement à la situation.
Soyez positif
Pour transformer un imprévu en opportunité, il faut adopter une bonne attitude. En restant positif, vous pouvez faire des miracles. Évitez de chercher à qui le tord et restez optimiste. Le traiteur s’est perdu et a pris du retard ? Prenez le micro et rassemblez vos invités autour des musiciens, au centre de la pièce. Voilà le moment idéal pour permettre aux convives de profiter d’un petit concert intime ! L’attente peut facilement être transformée en un moment de qualité lorsqu’on sait réagir avec optimisme.
Bien s’entourer et déléguer
Un de vos collègues possède un esprit débordant de créativité ? Il vous apportera sans doute des idées inestimables pendant la phase de conception et de design, mais cela ne veut pas dire qu’il sera le plus efficace sur le terrain. Entourez-vous des bonnes personnes à chaque phase du processus d’organisation afin de mettre de l’avant les forces et aptitudes de chacun. C’est ainsi que vous saurez à qui déléguer les tâches et responsabilités. En cas d’imprévu, vous saurez quelle personne ressource est la mieux placée pour vous assister. Pour assurer le bon déroulement de votre évènement, faites de nombreux suivis avec votre équipe et les fournisseurs, du début à la fin du processus. Cela évitera de nombreux malentendus.
Faites preuve de souplesse
Être prévoyant en événementiel, c’est connaître ses limites et savoir s’ajuster en cours de route. En effet, à mesure qu’évoluera le processus de planification, vous constaterez que de nombreux détails devront être repensés. Soyez attentif et proactif si jamais votre évènement change de taille, d’emplacement, de thème ou de fournisseur. Il est effectivement rare que tout reste du pareil au même. Ce qui avait été prévu à l’origine sera modifié, d’où l’importance de faire preuve d’une certaine souplesse.
Avoir la capacité de changer de cap en deux temps trois mouvements fait partie des talents essentiels de l’organisateur événementiel. Si la perspective de devoir gérer les imprévus vous donne des sueurs froides, n’hésitez pas à confier cette tâche à des professionnels de l’industrie. Chez HAPPENING.CA, nous avons toujours de bonnes astuces et des alternatives sous la manche. Nous avons ainsi une capacité légendaire pour réagir rapidement et calmement afin que nos clients aient la paix d’esprit du début à la fin!
