Depuis le mois de mars dernier, nous avons pris part à de nombreux événements virtuels, que ce soit en tant que participants ou en tant qu’organisateurs.

Similaire aux événements en personne, l’organisation d’événements virtuels demande une expertise particulière et une équipe dévouée à sa réussite. Quels types d’événements peut-on organiser en ligne? Comment choisir sa plateforme web? À quoi penser lorsque vous planifiez votre webinaire, conférence, gala ou assemblée générale?

Voici quelques points à considérer.

Qu’est-ce qu’un événement virtuel?

C’est un événement qui se tient entièrement en ligne, à un moment déterminé. La présentation du contenu se fait par webdiffusion via une plateforme virtuelle qui offre divers degrés d’interactivité entre le public et les présentateurs.

Il peut s’agir d’une présentation entièrement live, ou d’une combinaison de contenu live tourné en studio et de contenu pré-enregistré.

Tout comme pour les événements en présentiel, une attention particulière est accordée aux visuels utilisés lors de l’événement, que ce soit des capsules vidéo, des PowerPoint, des Keynote, etc.

Types d’événements virtuels

Les événements virtuels peuvent prendre plusieurs formes, selon vos objectifs. Parmi les types d’événements virtuels les plus populaires, on retrouve :

  • Webinaires : Un webinaire permet à un conférencier ou à une organisation de présenter de l’information. L’interaction avec le public est souvent plus limitée que lors d’une réunion ou d’un atelier. On s’attend des participants à ce qu’ils soient spectateurs principalement.
  • Réunions et ateliers : Les réunions ou les ateliers sont plus participatifs. Chacun des invités a un rôle à jouer, un droit de parole, un objectif à partager avec les autres. Il peut s’agir de réunions d’affaires, ou de 5 à 7 festifs avec des activités en ligne telles qu’un atelier de mixologie, un jeu ou une activité de team building.
  • Assemblée générale en ligne : La loi oblige les OBNL, les coopératives, les syndicats, etc. à tenir des assemblées générales. Il est donc fort probable que vous ayez repoussé la vôtre au maximum, mais que la distanciation physique vous force à tenir votre AGA de façon virtuelle. Ses événements sont particuliers, car ils doivent suivre un protocole, avoir des proposeurs et des secondeurs, des périodes de questions, ainsi que des votes en ligne.
  • Levée de fonds virtuelle : Les levées de fonds en ligne peuvent prendre plusieurs formes. Parmi les plus populaires, on retrouve les encans virtuels ou plusieurs produits sont mis en vente afin d’amasser des fonds. Lors de ces événements virtuels, la mise en valeur des commanditaires est primordiale.

Quelques idées d’animations pour vos événements

Happening présente une expérience de mixologie pour laquelle vos invités reçoivent une boîte avant l’événement et créent le cocktail en compagnie d’un barman professionnel. Options sans alcool disponibles.

À même nos studios de Montréal, il est aussi possible d’organiser un Late Show. Réunissez un animateur et des personnes clés de votre organisation et des artistes, tout en respectant la distance sécuritaire. Vous aurez alors entre les mains la recette d’un événement original et à votre image. Ce format est parfait pour faire une rétrospective de l’année et surtout créer une dynamique chaleureuse.

Si plusieurs de vos employés possèdent des talents cachés, un événement virtuel peut aussi être l’occasion de les mettre en valeurs lors d’une compétition amicale inspirée d’America’s Got Talent.

Plateformes de gestion d’événements virtuels

La plateforme virtuelle est l’élément le plus important de votre événement virtuel. Pensez à cela comme la salle dans laquelle vous événement aura lieu. En présentiel, si vous devez accrocher quelque chose au plafond, vous choisirez une salle dans laquelle cela est permis. C’est la même chose avec la plateforme événementielle virtuelle : vous devez connaître vos besoins avant de la choisir.

L’erreur numéro un est de mal choisir la plateforme sur laquelle tenir son événement virtuel est se retrouver coincé sans les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin.

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Choisir sa plateforme d’événements virtuels

Vous pourriez être atteint par le « syndrome de l’objet brillant », c’est-à-dire de choisir une plateforme tape-à-l’œil pour impressionner vos invités. Avant de vous lancer dans des projets d’envergure, demandez-vous :

  • Est-ce que vos invités sont à l’aise avec la technologie?
  • Est-ce que vos invités ont accès facilement à du matériel informatique performant?

Si vous avez répondu non à l’une des questions précédentes, tenez-vous-en aux plateformes les plus connues telles que Zoom, Teams ou Google Meet. Il n’y a pas de honte à rester en terrains connus. Cela facilitera probablement la vie de vos invités.

Si toutefois vos invités sont à l’aise avec la technologie, il existe des plateformes qui offrent des fonctionnalités avancées. Certaines présentent même des mondes en 3D et des avatars dignes de jeux vidéo.

Planifier un événement virtuel

Organiser un événement virtuel demande autant de temps et d’énergie que de planifier un événement en personne. Voici les étapes à ne pas oublier.

Avant l’événement

  • Définir vos objectifs – Votre événement sert-il à informer? À divertir? À modifier les règlements d’une assemblée?
  • Établir le programme de l’événement – Nous suggérons d’inclure des pauses d’au moins 30 minutes au minimum à chaque 2 heures.
  • Déterminer les rôles des intervenants – Afin d’assurer le bon déroulement de votre événement, il vous faudra choisir des animateurs, des modérateurs, des responsables du support technique, etc.
  • Prévoir une pratique avec les intervenants – Entre vous et nous… personne ne semble lire ses courriels correctement, n’est-ce pas? Prévoyez une répétition avec les intervenants qui doivent prendre la parole. Révisez les procédures techniques avec eux afin de vous éviter bien des problèmes le jour J.
Organisation d'événements virtuels en studio

Pendant l’événement

  • Offrir un support technique constant – Si certains de vos invités ont de la difficulté à rejoindre l’événement, ils doivent pouvoir contacter quelqu’un. Surtout s’il s’agit d’un événement payant.
  • Expliquer le déroulement –  Au début de l’événement, prenez un moment pour résumer la marche à suivre pour poser une question, voter, ou toutes autres actions que les participants doivent accomplir. Vous pouvez aussi rappeler ces règles avant chaque intervention.
  • Modérer les questions et les commentaires – C’est une façon de plus d’assurer la sécurité de l’événement, mais aussi d’offrir un bon service à la clientèle.
  • Respecter l’horaire établi – C’est important pour les événements en présentiel tout comme pour les événements virtuels. Mais pensez que comme les participants n’ont pas à se déplacer physiquement, ils auront peut-être planifié leur horaire de la journée de manière beaucoup plus serrée.

Après l’événement

  • Demander les commentaires des participants –  Certaines plateformes vous offrent l’option de faire un suivi facilement avec les participants. Recueillir leurs commentaires est un bon moyen d’améliorer vos événements futurs.
  • Sauvegarder l’enregistrement – Selon la plateforme que vous avez choisie, vous aurez peut-être accès à un enregistrement automatique. Téléchargez-le et gardez-le pour vos archives.

Pourquoi confier votre événement virtuel à Happening?

Notre équipe a plus de 18 ans d’expérience en conception, organisation et production d’événements. Nous possédons notre propre studio de webdiffusion à Montréal et un studio mobile pouvant être installé à l’endroit de votre choix.

Nous vous conseillerons dans le choix d’une plateforme web qui convient à vos besoins et à votre budget.

Avec Happening, vous serez accompagnés à chaque étape de l’organisation de votre événement virtuel. Nous vous proposons une formule clé en main comprenant la logistique, l’équipement audiovisuel, le graphisme, les décors et la main d’œuvre, ou une formule à la carte spécialement pour vous.

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