Les événements se sont multipliés au cours de la dernière décennie : réseautage, congrès, conférences, spectacles, réunions, 5 à 7, on ne pourrait tous les nommer. Il faut dire que l’arrivée des médias sociaux aura de loin simplifié leur organisation et amoindri leur coût en terme de publicité.
Si le succès d’un événement passe par sa planification, il passe sans contredit par la visibilité qu’on lui accorde. Les médias sociaux ont révolutionné l’ère des technologies et auront eu un impact immense sur le secteur événementiel.
Voici comment optimiser l’utilisation de vos réseaux sociaux avant, pendant et après vos événements.
Avant : Il est important de bien choisir le moment où vous annoncerez votre événement sur les réseaux sociaux. Prenez même quelques mois d’avance pour en faire l’annonce. Faites-en ensuite la promotion! Vous verrez, une multitude de choix s’offre à vous pour inciter une audience diversifiée à participer. Prévoyez par exemple des photos (ancienne édition, organisateurs en pleine action) que vous pourrez publier jusqu’au jour J.
Vous pouvez également réaliser des entrevues avec les fondateurs de l’événement ou encore avec des gagnants/participants des éditions précédentes.
Assurez-vous de retirer le maximum de vos médias sociaux en optimisant votre visibilité. Organisez un événement Facebook contenant toutes les informations utiles et partagez celui-ci sur votre page personnel.
De plus, accordez un certain montant à vos publications pour rassembler davantage de membres et intensifier vos actions. Faites la création d’un hastag ciblé qui sera utilisé avant, pendant et après l’événement et qui permettra de centraliser votre contenu.
Faites des rappels, mentionnez les prix à gagner, organisez des concours, etc.
Pendant : On ne le dira jamais assez, soyez présent durant vos événements.
Il est donc important de donner envie à vos invités de participer et de rendre leur contenu visible pendant la soirée. Faites rayonner le hashtag créé précédemment. Mettez-le en évidence en entrant et faites-le apparaître sur des affiches, tableaux, écrans ou autres objets apparents. Les gens pourront l’ajouter à leur photo ou à leur statut Facebook, Twitter et Instagram et votre communauté pourra suivre le fil des discussions en un même lieu.
De plus, si le budget vous le permet, n’hésitez pas à installer des écrans qui autoriseront le défilement de tweets et de photos Instagram en direct proposés par chaque concurrent.
Ayez en main une qui s’occupera de votre communauté et qui utilisera les bons outils pour la diffusion et assurera le suivi et le monitorage tout au long de la cérémonie.
Après : Les personnes engagées pour votre communauté vous seront encore très utiles pour cette période. Demandez-leur de rédiger des billets de blogue sur la soirée et de publier un album photo qui aura été pris par le photographe professionnel de l’événement. N’oubliez pas de publier un statut pour remercier les gens qui ont contribué à la réussite de l’événement.
Votre outil de management social (Hootsuite, Google Analytics, Facebook Statistiques) devient ici très intéressant pour mesurer l’efficacité de votre travail. Vous pourrez quantifier vos actions sur vos différentes plates-formes et évaluer le succès social de votre événement.
Avec les réseaux sociaux, l’organisation devient désormais plus accessible et beaucoup plus simple. Les occasions de vous faire voir sur vos plates-formes sociales sont sans fin. Ne manque plus qu’à faire preuve d’imagination, de planification et de professionnalisme pour assurer une visibilité à votre image. N’hésitez donc pas à mettre des photos, des vidéos, des publications et des entrevues pour faire valoir le contenu de votre entreprise et vous aurez sans aucun doute, un événement réussi.
